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zepp
Zeiterfassung — Case Study
zepp löst den papierbasierten Stundenzettel ab — ein System mit hoher Fehlerquote durch verlorene Zettel, fehlende Abgaben und keinerlei Datenvalidierung. Neben der drastischen Fehlerreduzierung spart die App erheblich Zeit, da Stunden nicht mehr manuell zusammengerechnet werden müssen. Zusätzlich haben die Mitarbeiter jederzeit einen klaren Überblick über ihre aktuellen Werte.
Der Ausgangspunkt
Schenk Sonnenschutztechnik stellt Sonnenschutz und Insektenschutz her — und montiert ihn selbst. Rund 60 Mitarbeiter, Handwerk, viel Bewegung. Die Zeiterfassung lief über Stundenzettel. Jeder trägt ein, was er gearbeitet hat — per Stift, auf Papier, im Spind oder am Arbeitsplatz. Am Abrechnungsstichtag wurden die Zettel eingesammelt, händisch zusammengerechnet und mit den Verträgen abgeglichen. Klingt überschaubar — ist es aber nicht. Denn sobald Feiertage, Urlaub, Resturlaub, unterschiedliche Tageszeiten und Auslöse ins Spiel kommen, wird das System fehleranfällig. Zettel fehlten. Zettel wurden nicht gefunden. Rechenfehler passierten — nicht aus Unachtsamkeit, sondern weil die Logik dahinter schlicht zu komplex für manuelle Berechnung ist. Das Ergebnis: viel Nacharbeit, wenig Vertrauen in die Zahlen — und ein Aufwand, der jeden Monat neu entstand.
Was wir gebaut haben
Zepp ersetzt den Zettel. Komplett — und ohne Kompromisse. Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Login. Alle bestehenden Stände wurden übertragen: Überstunden, Urlaub, Resturlaub, Arbeitszeiten, Krankheitstage. Ab Tag eins arbeitet die App mit echten Zahlen. Die tägliche Nutzung ist bewusst einfach gehalten. Stunden eintragen, Urlaub melden, Krankheit erfassen — fertig. Keine Anleitung nötig. Jeder sieht jederzeit seinen aktuellen Stand: wie viele Überstunden noch offen sind, wie viele Stunden der Monat noch fordert, wie viel Urlaub noch übrig ist. Auf der anderen Seite — im Adminpanel — hat sich die Arbeit des Chefs von Zettel nachlaufen und händisch nachrechnen auf Stichproben reduziert.
Ist alles plausibel? Dann auf Abschließen drücken. Alle Werte werden sofort auf die Konten der Mitarbeiter gebucht. Auslöse, Überstunden, Resturlaub — alles berechnet die App. Automatisch, korrekt, nachvollziehbar. Und nachvollziehbar meinen wir ernst: Jede Änderung — ob Stundenkorrektur, Vertragsanpassung oder Urlaubsgutschrift — landet im Protokoll. Mit Zeitstempel, mit Begründung, mit Vorher-Nachher-Wert. Keine Zahl ist mehr unerklärbar. Kein Missstand bleibt offen. Ist der Stichtag durch und alle Mitarbeiter abgeschlossen, generiert Zepp automatisch eine PDF — alle Stände, alle Mitarbeiter, bereit für die Lohnabrechnung. Was früher Stunden gedauert hat, dauert jetzt Sekunden.
Technisch solide, langfristig gedacht
Zepp läuft auf NestJS und Angular — kein Quick-and-dirty, sondern eine Architektur die mitwächst. Denn Zepp ist kein fertiges Produkt das ausgeliefert wird — es ist eine App in aktiver Weiterentwicklung, direkt mit Schenk zusammen. Neue Anforderungen kommen, die App passt sich an. So funktioniert eine Partnerschaft die länger hält als das erste Release.
Was sich verändert hat
Fehler durch verlorene Zettel: weg. Rechenfehler bei komplexen Monaten: weg. Stunden damit verbringen, Zahlen zu prüfen die eigentlich schon hätten stimmen sollen: weg. Stattdessen: ein Team das seine eigenen Zahlen kennt — und eine Abrechnung die einfach stimmt.
"Früher war die Monatsabrechnung ein echter Aufwand — Fehler, Nachfragen, Zahlen die nicht gestimmt haben. Heute tragen alle Mitarbeiter ihre Stunden selbst ein, ich check kurz ob alles passt und drück auf Abschließen. Die PDF ist fertig, die Löhne können raus. widuell hat uns genau das gebaut was wir gebraucht haben — nicht mehr, nicht weniger."
Peter Schell — Betriebsleiter Schenk Sonnenschutztechnik GmbHDein neuer Webaufttritt ―
bald so einzigartig wie du.
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